En estos días en los que la economía y la crisis acaparan la actualidad nacional e internacional, todos hemos oído en algún momento eso de “¡hay que reducir gastos!”. Sin tener que hacerlo de una forma drástica y que afecte de sobremanera el desempeño de nuestras actividades, sería bueno empezar por pequeños gestos que sin darte cuenta disminuirán costos. Sea la oficina de una gran multinacional o una oficina pequeña personal, el gasto de energía, recursos y/o materiales puede significar una gotera por la que se pueden escapar importantes cantidades de dinero si no tomamos la previsión de ahorrar o corregir ciertos hábitos en nuestra oficina.
A continuación te compartimos los más comunes y sencillos que pueden parecer tontos, por lo obvios que resultan ser, pero los cuales muchas personas hoy día todavía no ponen en práctica:
IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS
Los costos de impresión están asociados al consumo de papel y tóner o cartuchos de tinta. Son directamente proporcionales al uso que se haga de las impresoras instaladas para imprimir; normalmente, por escanear con una multifuncional no se paga. Las estrategias que se sugieren para reducir el costo global de impresión son:
- Reducir el volumen total de impresión (número de copias).
- Renegociar el contrato con el proveedor o precios de compra de consumibles.
- Usar el sistema que mejor se adecúe a nuestro consumo (pago por copia o compra directa de consumibles).
- Formar a las personas para que impriman sólo lo imprescindible.
PAPELERÍA (PAPEL, CARPETAS, BOLÍGRAFOS, ROTULADORES, ARCHIVADORES, ETC.)
Revisar el material que se compra y sólo adquirir el mínimo imprescindible. No nos hacen falta 20 referencias de cada elemento, con una o dos de cada uno será suficiente. Disponer de un catálogo de más de un proveedor, comparar y hacer un pedido cada cierto tiempo a quien ofrezca mejor precio, debería ser suficiente.
Usar un único sitio para almacenar este material debería servir para que la gente se autoabastezca exageradamente cada vez que llega el pedido. Evitar los excesos, es decir, que las personas hagan acopio exagerado de material, nos ayudará a reducir el costo del stock de material de papelería. También a evitar que se lo lleven a casa, que a veces sucede con mucha regularidad.
MENSAJERÍA Y ENVÍOS POR CORREO
Los envíos de paquetes por mensajería suelen ser un punto de gasto importante si no se aplica el sentido común. Enviar un paquete con la tarifa y proveedor adecuados, usar el embalaje apropiado, es algo que no todo el personal conoce bien.
Para ello, podemos centralizar los envíos desde un departamento que se debería encargar de seleccionar al proveedor más adecuado y negociar con él una tarifa para cada nivel de servicio requerido. Lo que tenga que ir urgente, saldrá urgente, lo que no, irá por vía ordinaria. Además, así es más fácil que se garantice el uso del embalaje adecuado.
FAX, LLAMADAS E IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS
El fax es una máquina que está dejando de usarse, pero aún hay empresas que tienen procesos implantados que requieren su uso. Para ahorrar costos de fax, por un lado, podemos fomentar el uso de canales alternativos como el email o la web. Incluso usar para enviar algún servicio web de entre los que hay en el mercado.
Por otra parte, podemos tratar de reducir el gasto en los consumibles y también vigilar que se haga un buen uso del mismo. También podemos fijarnos en el consumo telefónico que se hace con el fax, por si podemos engancharlo a alguna tarifa plana o reducir el costo de las llamadas de alguna forma.
ENERGÍA ELÉCTRICA
Para reducir la factura eléctrica, no nos queda más remedio que reducir el consumo. Un uso racional del aire acondicionado y de los sistemas de iluminación (apagando las luces cuando no quede nadie en cada zona de la oficina) son las primeras tuercas a apretar.
A continuación, se puede pedir ayuda al personal informático para que ayude a configurar los equipos para un consumo más racional. Hoy en día, casi todos los computadores e impresoras están preparados para que el sistema operativo haga una gestión eficiente de la energía consumida, pasándolos automáticamente a modo de bajo consumo si se detecta que no hay actividad durante un tiempo y consumiendo sólo lo requerido en cada momento.
SUMINISTROS DIVERSOS
En algunos centros de trabajo, la empresa pone a disposición de las personas el servicio de almuerzo: café, leche, galletas, algo de fruta, etc., son algunas de los típicos alimentos que se ofrecen.
La recomendación que dimos para el material de oficina aplica también para este rubro.
Para cada empresa la estrategia será diferente, así como el resultado en ahorro. Como dijimos al principio, todo dependerá del tamaño de la oficina o empresa en la cual te encuentres trabajando.
Estas son algunas de las buenas prácticas que MegaOffice te recomienda y que puedes implementar para ahorrar en la oficina. Muchas nos ayudarán como emprendedores y autónomos tanto a reducir gastos como a colaborar con el medio ambiente desde tu empresa.
No hay comentarios:
Publicar un comentario