Cómo organizar tu agenda

Ya el año nuevo llegó. Atrás quedaron las fiestas de Navidad, las vacaciones y el desorden típicos de esas fechas de descontrol y de “en enero comienzo”. Ya enero comenzó, y es hora de ponerte al día con todas esas tareas pendientes, tanto a nivel personal, como laboral, profesional y familiar.

Es por ello que en MegaOffice quisimos comenzar el año en nuestro Blog con unas recomendaciones muy valiosas para el comienzo de todas tus actividades: Cómo organizar tu agenda.

Una de las actividades que más nos va a ayudar en nuestra búsqueda de la mejor organización en nuestras vidas es el manejo de una agenda. Con una agenda puedes tener a la mano TODO lo referente a tu vida y a tus actividades.

Una agenda puede ser profesional, personal, académica o social. Puedes tenerla en tu bolsillo, tu escritorio, en tu pared o en tu computadora.

Una agenda puede guardar para nosotros parte de la información que debemos tener a la mano, pero no necesariamente en la memoria. Ocupemos nuestra memoria para cosas más importantes.

La mejor manera de lograr nuestras metas es organizar nuestros pendientes y ayudarnos de la agenda para llevarlos a cabo. El manejo más efectivo de tu tiempo y del calendario te asegurarán el éxito de todos tus proyectos.

Una agenda nos da la posibilidad de:

• Controlar el cuándo y el cómo de nuestras actividades.

• Llevar un registro de nuestras llamadas telefónicas y apuntes al respecto de ellas.

• No olvidar nunca una fecha importante, un aniversario, cumpleaños o evento.

• Poder tener detalles para con los demás, apuntando sus preferencias.

• Manejar los gastos y los pagos pendientes.

• Controlar los vencimientos de tarjetas, seguros, etc.

• Ganarle tiempo a cada día en nuestras actividades al organizarnos.

Antes de adquirir una agenda, debes considerar lo siguiente:

• Elige una agenda apropiada para ti. No hay un único tipo de agenda para todos, por tanto piensa en estas cosas:

• ¿Es portátil? ¿Tienes que llevarla a citas o reuniones? Elige una que puedas llevar en tu bolsillo o bolso.
• ¿Hay suficiente espacio para escribir? Si te gustan las agendas con fotos bonitas o dichos ingeniosos, asegúrate de que haya bastante espacio para escribir todas tus citas.
• ¿Tiene un formato adecuado? Hay agendas que van desde enero hasta diciembre, pero también hay agendas académicas para estudiantes que empiezan en agosto y finalizan en julio. Hay agendas que permiten escribir mucho y otras que intentan economizar espacio. Hay agendas con páginas que contienen días, semanas o meses. Busca la adecuada para ti.
• Espacio para otros datos, como números de teléfono. ¿Hay espacio para cuentas u otros papeles? ¿Hay espacio para una lista de quehaceres? ¿Quieres mantener un diario?
• Visibilidad. ¿Va a usar la agenda toda la familia o todo un grupo? ¿Prefieres mantenerla privada y personal?

• Mantén tu agenda a mano y lleva encima un bolígrafo o un lápiz. Si no tienes tu agenda cuando conciertes tus citas no podrás anotarlas ni leer si tienes otras a la misma hora. Ten siempre tu agenda lista:

• En clase.
• En tu escritorio.
• Cerca de tu teléfono.
• Donde abras tu correo.
• Durante reuniones y excursiones.
• Cuando lo necesites.

• Escribe citas y tareas lo antes posible, cuando estás pensando en ellas. Puedes escribir recuerdos para ti mismo antes de una fecha. ¿Tienes que hacer una reserva para agosto en abril? ¿Podrías comprar todas tus tarjetas de felicitación y de cumpleaños una vez al año? Escribe esas cosas en dos fechas.

• Mira tu agenda frecuentemente. Mírala cada vez que programes una nueva cita. Toma un minuto cada mañana y cada tarde para mirar tu horario del día y de los próximos. Esta visita diaria a tu agenda también sirve bien para escribir cosas que no hayas escrito y para buscar problemas y cruces de horario.

• Si usas una agenda electrónica, como las que hay en tu computadora o smartphone, programa recordatorios que emitan un sonido antes de tus citas. La mayoría de sistemas permiten que puedes seleccionar el intervalo de tus avisos, fíjalo con bastante tiempo antes de tus citas. Deja a ti mismo bastante tiempo para preparar tu tarea e ir donde vayas.

• Si usas una agenda electrónica, aprende a crear citas repetidas. Tu esposo/a cumple años el mismo día de cada año, por ejemplo. Quizá tienes una clase o un reunión cada semana o tienes que pagar el alquiler cada mes. Tu computadora o dispositivo electrónico puede alertarte de algo cada día, cada semana, cada mes o cada año.

Consejos adicionales.

• Programa tiempo libre para ti mismo. Todos necesitamos un poco de descanso y tiempo para hacer lo que nos gusta y tiempo para pasar con familia y amigos. Si estás muy ocupado, anota tu tiempo libre en tu agenda y resérvalo.

• Cuando cambies al próximo calendario para el año nuevo, revisa el último año también. Escribe los cumpleaños y aniversarios que desees mantener. Puedes escribir lo que haces anualmente, aunque ya no tenga una fecha concreta.

• Mantén una única agenda, o a lo sumo una propia y otro familiar. Más agendas te hacen menos organizado, no más.

• Escribe con lápiz o usa una agenda electrónica. Así es más fácil cambiar algo.

• Usa tu agenda para tener menos papeles. Si recibes algo que necesita atención o acción, escribe la fecha en tu agenda y archiva solamente los papeles que necesitas para hacer la tarea. Escribe los detalles en tu agenda y anota donde archivaste el papel.

• Prueba diferentes agendas y hábitos para entender qué te funciona mejor.

• Usa colores y stickers para personalizar tu agenda y llamar la atención a cosas importantes. Una agenda no tiene que ser aburrido y sin colores.

• Tu agenda es una herramienta. No te controla; tú la controlas. Sé flexible acerca de tu horario y no te preocupes si no siempre haces las tareas programadas.

Cuando te habitúes a usar agenda, te darás cuenta que tendrás tu tiempo mejor administrado y tendrás espacios para hacer actividades que antes creías que no podías hacer. Recuerda: El tiempo es dinero.

Esperamos que estos #MegaTips te sean de utilidad para comenzar el año viento en popa, cumpliendo todos los objetivos que te propongas.