Aprendiendo a planificar tu día a día

El momento de planificar el día es quizás uno de los instantes más importantes para lograr grandes resultados, bien sea en tu lugar de trabajo u oficina, en la universidad, o en cualquier actividad que desempeñes de manera profesional o personal.

Es por eso que en MegaOffice quisimos hablar en nuestro Blog acerca del momento de planificación diaria, que es quizás uno de los instantes del día más importantes cuando se desean lograr grandes resultados con el uso del tiempo. Es en ese instante mágico cuando queda definido el plan de acción que seguiremos a lo largo de la jornada, por lo que seguir unas sencillas pautas durante este proceso nos garantizará aumentar la cantidad y la calidad de los resultados que obtenemos con nuestro esfuerzo.

La causa fundamental por la que muchas personas no alcanzan sus objetivos es precisamente que los dejan simplemente en su memoria, solo para que queden olvidados cuando los primeros obstáculos, u otras tareas menos importantes reclaman su atención.

Aprovecha tu tiempo y no permitas que tus deseos no se manifiesten por no tenerlos previamente establecidos. Ten siempre presentes tus objetivos de una manera clara, a través de una lista que lleves siempre contigo y que puedas consultar con frecuencia. 

De este modo, se garantizará un enfoque claro en aquellos objetivos que has determinado como importantes para tu vida.

Mucha gente cree que planificar es hacer una lista con las próximas tareas para mañana o la semana que viene. Y eso es sólo una pequeña parte de todo el proceso. Detrás de esa lista tiene que haber una serie de gestos y detalles menos evidentes, y que en realidad son los que definen el trabajo inteligente que buscas hacer mañana.

Entender, visualizar y prepararse para conseguir resultados exige querer y saber hacerlo.

Cuando buscas “matar tiempo”, entonces no necesitas planificar. Pero si persigues objetivos y necesitas resultados, es imprescindible hacerlo. Y hacerlo en serio.

A continuación desglosamos una serie de pasos que debes seguir para planificar tu día a día correctamente.

Es importante aclarar que los seres humanos somos animales de costumbres, por lo que una vez que empieces a planificar tu día a día con regularidad, crearás un hábito que te hará planificar cada vez con mayor facilidad y rapidez.

• Establece momentos específicos para cada una de las tareas planificadas. No anotes simplemente en tu agenda “Hacer 30 minutos de ejercicio”, sino que debes determinar con claridad a qué hora comenzarás a hacer ejercicio y en qué momento terminarás. De este modo tienes instrucciones precisas que seguir, y evitarás distracciones que pueden hacer desviar tu atención del objetivo. El tener a lo largo del día claramente definido cuando haremos cada una de las tareas que nosotros mismos hemos establecido que necesitan ser hechas, libera nuestra mente de tener que estar constantemente pensando en algo para que no se olvide. 

• Respeta los tiempos asignados. Si has establecido un espacio de tiempo desde las 10 hasta las 12, y alguien te pide una reunión a las 11:40, solicita amablemente encontrarse a las 12. De este modo, no tendrás que interrumpir tu flujo de trabajo, y serás mucho más efectivo. En muchas ocasiones tendemos a valorar mucho más nuestros compromisos y reuniones con otras personas, que las reservas de tiempo que hacemos para trabajar en temas importantes relativos a nuestros propios objetivos. El tiempo que reserves para ti tiene la misma prioridad que la que tendría una reunión con la persona a la que más admires en el mundo.

• Enlaza las tareas a lo largo del día. Así, por ejemplo, si tienes una reunión con alguien de 10:30 a 12:45, y alguien pide verte a la 1:00, solicítale adelantar la cita a las 12:45. De este modo, consigues dos importantes beneficios: Por una parte, reafirmas el hecho de que tu primera reunión ha de terminar a la hora prevista, es decir a las 12:45, ya que a esa hora tienes otro compromiso con otra persona. Por otra parte, una pausa de 15 minutos entre dos reuniones, raramente es productiva, por lo que juntando tus dos tareas has logrado ser mucho más efectivo y aprovechar mejor tu tiempo.

• Establece lapsos de tiempo amplios para las tareas a realizar. Si piensas que te llevará 30 minutos, planifica 45 minutos para hacerla. Si crees que te llevará una hora y media, planifica dos horas. Esto te permitirá manejar imprevistos que puedan surgir mientras realiza la tarea. Además, por regla general, los seres humanos “pecamos” de “exceso de optimismo” a la hora de calcular el tiempo que nos llevará completar cualquier tarea. Permítete un margen para no tener que dejar siempre tus tareas a medias porque no te haya dado tiempo de completarlas.

• Planifica la culminación de alguna tarea antes del tiempo máximo de entrega. No hagas como la mayoría de estudiantes que esperan hasta el último instante para preparar sus lecciones. Si un informe tienes que entregarlo el jueves, planifica para tenerlo terminado el martes o el miércoles. Esto te permitirá tener un margen de tiempo para solucionar cualquier imprevisto que pueda surgir y te aportará un sentimiento de seguridad y confianza. De este modo, también ganarás la reputación de ser una persona que cumple los plazos de entrega con los que se compromete.

• Prioriza, planificando primero las tareas más importantes. De este modo tendrás más posibilidades de que estas tareas se completen, ya que generalmente al final de la semana el tiempo se hace más escaso porque suele haber más temas que solucionar. Además, así creas el hábito de planificar aquellas tareas más importantes en los periodos de máxima energía para ti. No cometas el error de asignar las tareas más importantes a los momentos del día en los que tu energía es más baja. De este modo conseguirás que las tareas importantes, que generalmente son tareas de envergadura y que nos cuesta más realizar, sean mucho más llevaderas y fáciles de completar.

• No planifiques en exceso. Utiliza siempre la regla setenta-treinta. Planifica solo el 70% de tu tiempo diario, y deja el 30% sin planificar, porque siempre tendrás que dar cabida a imprevistos y tareas que surgen como fruto del propio desempeño diario. Muchas personas tienden a planificar hasta el último minuto, solo para verse frustradas cuando su agenda jamás se cumple. Deja espacio en tu planificación para la flexibilidad y para poder amoldarte rápidamente a cualquier tema importante que deba ser tratado de inmediato.

• Mantén la perspectiva. Aunque lo normal es planificar la mayoría de acontecimientos de tu vida con una o dos semanas de anticipación, procura siempre tener presentes tus mayores objetivos. Esto aportará motivación a tu jornada, ya que serás capaz de ver tus acciones diarias como parte del proceso de convertir tus sueños realidad. A muchas personas les falta motivación en sus vidas porque no son capaces de ver la relación existente entre las tareas que hacen cada día y sus mayores sueños y aspiraciones. No permitas que esto te suceda. Hasta la tarea más sencilla, si está correctamente planificada, va a tener una gran importancia ya que es un elemento importante en la construcción de tus objetivos.

• Planifica tu ámbito profesional y tu ámbito personal también. Toma consciencia de la importancia de planificar momentos específicos de tiempo con tu familia, realizando actividades de ocio o de disfrute personal. Y toma también el tiempo necesario para mejorar como persona. Dedica un tiempo diario a cuidar la herramienta más importante que posees: Tú mismo.

• Disfruta de tu planificación. En la vida todos tenemos que hacer tareas que nos resultan agradables, mientras que otras no lo son tanto. Aprende a disfrutar tanto unas como las otras. Aprende a saborear lo bueno de cada situación, y enfócate en hacer de cada instante de tu vida un momento mágico y especial. Toma conciencia de que el hacerlo dependo única y exclusivamente de ti. Sólo tú puedes hacer que redactar ese informe pesado y aburrido sea un gran momento, si decides conscientemente convertirlo en un gran momento. 

En definitiva, TOMA EL CONTROL. Puede que no tengamos el control sobre algunos de los acontecimientos de nuestra vida, pero sí sobre cómo reaccionamos ante esos acontecimientos. 

Recomendaciones finales.

Lograrás la perfección cuando encuentres una o dos horas al día en calma para pensar. Es increíble las ideas y soluciones que vienen a la cabeza cuando se dedican unos minutos para esto. Aparecen ideas sencillísimas que eliminan problemas que nos agobiaban durante tiempo. La solución siempre está en nuestra cabeza, sólo necesitamos pensar más tiempo para que salga. 

¿Cuánto nos deberíamos dedicar a ello? Una hora es ideal. Y en solitario, no hagas nada mientras planificas, una sala de juntas vacía puede ser la mejor terapia.

Planifica como quieras, pero planifica. Dejar todo "a lo que salga" sólo ocasionará impuntualidad, fallos graves de organización, tiempo invertido de más y pérdida de confianza en uno mismo, aparte de una mala imagen ante los demás. No tienes que ser rígido. Puedes pensar en varias cosas a la vez y dar vueltas a cientos de ideas por caóticas que parezcan. Ahorrarás un tiempo precioso.

Una planificación caótica en la que pases de un pensamiento a otro sin orden también vale. Puedes anotarlo todo en tu computadora o en la tabla de corcho de la pared, míralo y piensa sobre ello. Ahí está la clave. Es mejor tener un mal plan que ninguno. Prueba, comete errores y cambia. Los errores son buenos, te mantienen alerta de por dónde has de ir.

Recuerda que el subconsciente seguirá trabajando mientras descansas y se encargará de que aparezcan las soluciones. Visualiza cómo quieres que salga todo. 

Y no seas iluso, siempre algo puede fallar. Pero tú sabrás actuar tras tener todo atado.

En MegaOffice esperamos que esta información te sirva de utilidad para llevar a cabo todas tus actividades diarias y conseguir tus objetivos trazados.